1.1.4　公文的常见结构

一份完整的公文可分为三个部分，如图1-3所示。其中置于公文首页红色分隔线以上的内容为版头部分；置于红色分隔线以下至主题词之间的内容为主体部分；置于主题词以下的内容为版记部分。

注意事项：

公文中的命令（令）、函及纪要具有特定的格式，在后续章节中会进行详细的介绍。

1.1.4.1　版头

版头部分包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号及签发人等内容。

（1）份号

份号是指公文印制份数的顺序号，一般用6位三号阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第一行。涉密文件必须标注份号。

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公文用纸采用规定的A4纸，其成品幅面尺寸为210mm×297mm；公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，订口（左白边）为28mm±1mm；版心尺寸为156mm×225mm。

（2）密级和保密期限

密级是指公文的秘密等级，分为“绝密”“机密”和“秘密”三级。保密期限是指公文的保密期限，至保密期限后公文将自行解密。

如需标注密级和保密期限，则用三号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注，密级和保密期限之间用★分隔，如“绝密★1年”。

（3）紧急程度

紧急程度是指公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文分为“特急”和“加急”两级；电报分为“特提”“特急”“加急”和“平急”四级。

如需标注紧急程度，则用三号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，则按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

（4）发文机关标志

发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，一般使用红色小标宋体字。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。

注意事项：

发文机关标志字以醒目美观为原则酌定，但应小于15mm×22mm。

（5）发文字号

发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

下行文发文字号编排在发文机关标志下空两行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。

上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

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若无特殊说明，公文格式各要素一般用三号仿宋体字。

（6）签发人

上行文应当标注签发人姓名。签发人居右空一字，编排在发文机关标志下空两行位置，由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成。“签发人”三字用三号仿宋体字，签发人姓名用三号楷体字。

联合发文时有多个签发人的，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。最后一位签发人姓名应与发文字号处在同一行。

单一机关上行文公文版头部分示意如图1-4所示。

注意事项：

签发人与发文字号之下4mm处标一条与版心等宽的红色分隔线。

1.1.4.2　主体

主体部分是公文中最主要的部分，包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等内容。

（1）标题

标题由发文机关名称、事由和文种组成。一般用二号小标宋体字，编排于红色分隔线下空两行位置，分一行或多行居中排列。回行时，要做到词意完整、排列对称、长短适宜、间距恰当。

注意事项：

四个及以上机关联合行文时，标题中的发文机关名称可简略。

（2）主送机关

主送机关是公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。主送机关编排于标题下空一行，左侧顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，需要将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送机关。

（3）正文

正文是公文的主体，表述了公文的内容。正文一般编排于主送机关名称下一行，每个自然段开头左空两字，回行顶格，其中字号、年份不能回行。文中结构层次次序数依次可用“一”“（一）”“1．”“（1）”标注。一般一级标题用黑体字，二级标题用楷体字，三级标题、四级标题和正文用三号仿宋体字。

注意事项：

公文首页必须显示正文。

（4）附件说明

附件说明指公文附件的顺序号和名称。公文如有附件，应在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有两个及以上附件时，需使用阿拉伯数字标识附件序号，每个附件名称分行并列编排；附件名称后不加标点符号，附件名称过长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

（5）发文机关署名

发文机关署名应当署发文机关全称或规范化简称。单一机关行文时，发文机关署名一般在成文日期之上，以成文日期为准居中编排；联合行文时，各发文机关署名应按照发文机关顺序编排在相应位置，并在其上加盖印章。

不加盖印章的公文若是单一机关行文，则应在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，发文机关署名下一行编排成文日期，成文日期首字比发文机关署名首字右移二字，若成文日期长于发文日期署名，应使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数；联合行文时应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。

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若单一机关制发的公文需加盖签发人签名章时，应在正文（或附件说明）下空两行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空两字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布，在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期；联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签发章上下对齐，每行只编排一个机关的签发人职务、签名章且签发人职务应当标注全称。

（6）成文日期

成文日期是公文的生效时间，一般署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期一般右空四字编排，其中的数字用阿拉伯数字标年、月、日，年份应标全称，月、日不编虚位。

（7）印章

公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

单一机关行文时，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居于印章中心偏下位置，印章顶端应距正文（或附件说明）一行之内；联合行文时，应将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应距正文（或附件说明）一行之内。

注意事项：

印章需用红色，不得出现空白印章。当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以调整行距、字距解决。

（8）附注

附注是指公文印发传达范围等需要说明的事项，一般居左空两字加圆括号编排在成文日期下一行。

（9）附件

附件是指公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用三号黑体字顶格编排在版心左上角第一行，附件标题居中编排在版心第三行，附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致，附件格式要求同正文。若附件不能与正文一起装订，需在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

1.1.4.3　版记

版记部分位于公文最后一页，包括抄送机关、印发机关和印发日期及页码等内容。

（1）抄送机关

抄送机关指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

抄送机关一般用四号仿宋体字。在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

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若需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

（2）印发机关和印发日期

印发机关是指公文的送印机关，印发日期是指公文的送印日期。印发机关和印发日期一般用四号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。若版记中有其他要素，应将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

（3）页码

页码指公文页数顺序号，一般用四号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

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版记应置于公文最后一页，其最后一个要素应置于最后一行，以便阅文和查询。版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐线宽为0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐线宽为0.25mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

单一机关上行文公文主体及版记部分示意如图1-5所示。

联合行文公文版头部分示意如图1-6所示。

联合行文公文主体及版记部分示意如图1-7所示。